Aprenda a preencher o S-2240 do eSocial de forma correta, evitando erros e garantindo conformidade em SST na sua empresa. Neste artigo, você vai ver:

  • Como preencher o evento S-2240 do eSocial: orientações práticas para o seu RH
  • O que é o evento S-2240 do eSocial?
  • Quem é obrigado a enviar o S-2240?
  • Quais dados devem ser preenchidos no S-2240?
  • Qual a relação entre S-2240, GRO e LTCAT?
  • Como um sistema pode automatizar o preenchimento do S-2240?
  • Preenchendo o S-2240 com segurança e eficiência

Organizar laudos de SST no formato digital seguro se tornou uma prioridade para empresas preocupadas com a saúde ocupacional e a conformidade legal. Com o avanço das exigências do eSocial e normas como a Portaria 211/2019, manter documentos como laudos, programas e exames digitalizados garante agilidade, integridade e respostas rápidas a fiscalizações.

Além de cumprir a legislação, as empresas que investem em gestão digital simplificam rotinas, protegem suas informações e melhoram a comunicação entre RH, SESMT e clínicas parceiras. Mas como implementar esse sistema de maneira verdadeiramente segura, válida juridicamente e prática?

Descubra o passo a passo para manter os documentos digitais de SST organizados, válidos e acessíveis, aproveitando recursos atuais e plataformas especializadas como a SST Hub!

Por que digitalizar e organizar laudos de SST?

A digitalização dos documentos de saúde e segurança do trabalho não é apenas uma escolha moderna. Após a Portaria 211/2019, passou a ser a maneira aceita para garantir validade, organização e agilidade no gerenciamento de informações trabalhistas.

Muitas organizações começaram a perceber que, sem esse processo, aumentam as chances de extravio, perda de prazos ou dificuldades na entrega de obrigações ao eSocial. Tudo isso pode gerar multas e embaraços desnecessários:

  • Acesso rápido à históricos médicos e dados ocupacionais
  • Facilidade na atualização de informações
  • Redução de papel, espaço físico e custos de arquivamento
  • Respostas rápidas em auditorias e fiscalizações
  • Melhor compartilhamento entre equipes autorizadas

Segundo a Portaria 211/2019, laudos e programas de SST podem ser mantidos exclusivamente no meio digital, desde que sigam diretrizes de autenticidade, integridade e disponibilização.

Quais documentos de SST precisam ser digitalizados?

Não são apenas os laudos que precisam de atenção. O arcabouço documental da área engloba diversos registros obrigatórios e recomendados, que necessitam estar prontos para envio digital ou apresentação para autoridades competentes.

Veja alguns exemplos dos principais documentos que devem ser gerenciados de modo digital:

  • Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT)
  • Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • Laudos de insalubridade e periculosidade
  • Atestados de saúde ocupacional (ASO)
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
  • Relatórios de treinamentos obrigatórios
  • Registros de exames complementares

Todos esses registros precisam ser mantidos em formatos digitais confiáveis e, preferencialmente, integrados a um sistema de gestão em saúde e segurança do trabalho.

O que exige a legislação para validade jurídica?

Para que documentos digitais de SST sejam reconhecidos oficialmente, não basta apenas escanear ou salvar arquivos PDF. Segundo a Portaria 211/2019, existem requisitos técnicos primordiais:

  • Assinatura digital do responsável (médico ou engenheiro), por meio de certificado digital padrão ICP-Brasil
  • Garantia de integridade do documento, nenhuma alteração após assinatura
  • Controle de acesso restrito a profissionais habilitados e responsáveis pela guarda
  • Armazenamento seguro que permita rastreio de acesso e movimentações

Ou seja, a organização dos laudos e demais registros vai além do armazenamento. Precisa envolver mecanismos de autenticação, segurança e rastreabilidade, como os oferecidos por plataformas como a SST Hub.

Como digitalizar os documentos corretamente?

Ao digitalizar laudos e outros documentos, alguns cuidados práticos garantem que o material mantenha valor jurídico, histórico e funcional:

  • Digitalização em alta resolução, mantendo legibilidade perfeita.
  • Assinatura digital do responsável técnico, usando o certificado apropriado.
  • Organização dos arquivos em pastas nomeadas por tipo de documento, data e trabalhador.
  • Validação do documento digital quanto a integridade e assinatura eletrônica.
  • Guarda em armazenamento seguro e com backup frequente.

Após digitalizar, os originais podem ser descartados com segurança, desde que sigam as exigências legais e a guarda digital seja garantida, conforme a própria Portaria 211/2019.

Como escolher um sistema seguro para gestão de laudos?

A escolha de uma plataforma digital deve considerar alguns pontos para garantir segurança, usabilidade e suporte em auditorias. Sistemas como o SST Hub são voltados exatamente para essas necessidades do setor ocupacional.

Veja o que um sistema ideal deve oferecer:

  • Armazenamento em nuvem criptografada
  • Controle de acessos baseado em funções (ex: RH, médico, engenheiro, gestão)
  • Rastreamento de ações: logs de acesso, assinaturas e movimentações
  • Integração automatizada com o eSocial
  • Alertas de prazos e pendências
  • Backup automático, com redundância física e lógica

Além disso, é interessante avaliar se o sistema oferece módulos extras de auditoria, treinamentos e integração completa dos processos de SST, como citado na página de gestão de SST do SST Hub.

Quais são as boas práticas para proteger informações de SST?

Documentos digitais exigem um cuidado rigoroso para evitar perdas, vazamentos ou acessos não autorizados. Algumas medidas práticas podem fazer toda a diferença, principalmente quando múltiplos setores acessam dados sensíveis, como:

  • Utilizar criptografia de ponta a ponta no armazenamento na nuvem
  • Exigir autenticação de dois fatores para acessos sensíveis
  • Fazer backups regulares em fornecedores distintos (backup local e remoto)
  • Definir políticas claras de exclusão e versionamento de documentos
  • Registrar logs de auditoria de acesso e alterações
  • Treinar as equipes quanto ao sigilo e ao uso correto das informações

Esses procedimentos garantem conformidade e também confiança entre os times internos da empresa, clínicas e consultores.

Como organizar e atualizar arquivos de SST?

Mais do que digitalizar e guardar, é preciso criar uma rotina de atualização e controle dos laudos e exames. O processo ideal inclui:

  • Criação de pastas padronizadas por setor, trabalhador, data e tipo de documento
  • Categorização por validade, urgência e periodicidade de renovação
  • Checklist periódico dos documentos a vencer ou já vencidos
  • Relacionamento dos laudos com treinamentos e demais programas obrigatórios
  • Utilização de alertas automáticos para exames periódicos e novas exigências

Isso traz agilidade na resposta a fiscalizações e ao envio de informações ao eSocial, evitando riscos de multas por atrasos.

Veja também estratégias para automatizar processos de SST que ajudam no controle documental, reduzem erros e dão mais tempo aos profissionais para questões estratégicas.

Como a automação traz segurança para os laudos de SST?

Hoje, sistemas automatizados já realizam tarefas fundamentais na gestão de documentos ocupacionais. Algumas dessas facilidades incluem:

  • Emissão automática de laudos com campos obrigatórios do eSocial já preenchidos
  • Assinatura digital integrada por certificado ICP-Brasil
  • Envio dos eventos (como S-2240) com validação automática
  • Alertas sobre a necessidade de atualização de documentos
  • Facilidade de acesso remoto por equipes autorizadas e auditores

Dessa forma, a gestão digital evita falhas humanas e garante rastreabilidade, como explicado na publicação sobre auditoria em saúde e segurança do trabalho .

Empresas que já utilizam soluções como a SST Hub notam impacto positivo na redução de erros, na integração das informações e no atendimento mais ágil a requerimentos legais. O segredo está em associar tecnologia, processos bem definidos e treinamento constante das equipes envolvidas.

A organização digital segura dos laudos de SST proporciona vantagem competitiva, reduz passivos, fortalece a governança e apoia o crescimento sustentável do negócio. Seguindo a legislação, usando plataformas especializadas e adotando processos automáticos, o RH, SESMT e clínicas conseguem manter seus registros íntegros, prontos para auditorias e respondendo rapidamente ao eSocial.

Para elevar o padrão de conformidade da sua empresa, modernize a gestão usando ferramentas atuais como o SST Hub. Conheça detalhes sobre controle documental, assinatura eletrônica e segurança na página sobre PCMSO ou controle de jornada. Fale com especialistas, tire dúvidas e coloque sua operação na era digital de maneira eficiente.

Entre em contato conosco para entender como transformar a gestão dos seus laudos e arquivos ocupacionais!

Perguntas frequentes sobre organização digital de laudos de SST

O que são laudos de SST digitais?

São documentos de saúde e segurança do trabalho gerados, assinados e armazenados em formato eletrônico, com validade legal garantida por meio de assinatura digital do responsável e uso de certificado digital ICP-Brasil. Eles substituem o papel, mantendo a mesma autenticidade, integridade e valor jurídico perante autoridades.

Como armazenar laudos de SST com segurança?

A recomendação é usar sistemas que oferecem armazenamento em nuvem com criptografia, controles de acesso, backups regulares e logs de auditoria. Essas ferramentas evitam perdas, vazamentos e garantem rastreabilidade. Adotar autenticação de múltiplos fatores e treinar as equipes são passos complementares.

Quais documentos de SST devo digitalizar?

É importante digitalizar laudos técnicos (como LTCAT), PCMSO, PGR, ASO, atestados médicos, relatórios de treinamentos, PPP e registros de exames complementares. Qualquer documento requerido por lei, auditoria ou comunicação com o eSocial deve estar acessível em formato digital protegido.

É obrigatório digitalizar os laudos de SST?

Sim. Desde a Portaria 211/2019, a digitalização é autorizada e, em muitos casos, esperada por órgãos fiscalizadores. O papel pode ser oficialmente substituído por arquivos digitais, desde que sigam as normas de segurança e validade jurídica exigidas.

Como encontrar softwares para laudos de SST?

Sistemas especializados, como o SST Hub, desenvolvidos para clínicas ocupacionais, assessorias de segurança e empresas com SESMT próprio, oferecem módulos voltados para organização, assinatura digital, controle de acesso e integração ao eSocial. Sempre verifique se a plataforma cumpre todos os requisitos técnicos da legislação para adoção segura e prática.